Bir işletme yöneticisi “Taşkın riskini değerlendirdik, poliçemizi de yeniledik” dese ilk olarak ne sorarsınız?

“Yarın sabah sevkiyat yolunuz kapalı olursa bugün müşteriye verdiğiniz teslimat sözünü kim, hangi bilgiyle gözden geçirecek?” diye sorarım. Bunun cevabını poliçede bulamayız.

Sigorta, koşulları dâhilinde mali kaybın bir bölümünü karşılayabilir. Hangi bina, stok veya iş durması zararının hangi koşullarda karşılanabileceği ilgili poliçe üzerinden yetkin kişilerce değerlendirilmelidir. Benim bir yönetim sistemi denetçisi olarak ilgilendiğim konu başka: İşletme hangi faaliyetinin önce duracağını biliyor mu? Çalışanların güvenliğini gözeterek hangi siparişleri sürdürebileceğini önceden değerlendirmiş mi?

Binaya su girmeden de ciddi bir kesinti yaşanabilir mi?

Temsili bir işletme düşünelim. Fabrikanın zemini kuru, makineler çalışıyor. Fakat sevkiyat araçlarının kullandığı köprü geçici olarak ulaşıma kapanmış. Satış birimi, üretim devam ettiği için müşteriye ertesi gün teslimat yapılacağını söylüyor. Lojistik birimi ise alternatif güzergâhtaki yolun o tonajdaki araca uygun olup olmadığını henüz doğrulamamış.

Öğleden sonra yükleme alanı doluyor. Sabah ulaşım sorunu olarak başlayan olay, bitmiş ürünleri koyacak yer kalmadığı için akşam vardiyasının üretim planını da etkiliyor. Yönetim o noktada yalnızca araç aramıyor; hangi siparişi önceleyeceğine, hangi üretimi erteleyeceğine ve müşteriye ne söyleyeceğine karar veriyor.

Bu senaryoda fabrikanın içindeki hasar tutarı sıfır olabilir. Müşteri açısından sonuç yine de gecikmiş teslimattır. Yolun güvenli olduğu ve resmî kısıtların kalktığı doğrulanmadan sevkiyat taahhüdü verilmemelidir.

Peki havza ölçeğindeki taşkın bilgisi bir fabrikanın işine nasıl yarar?

Su Yönetimi Genel Müdürlüğü, taşkın tehlike haritalarında suyun yayılımı, derinliği ve hızı gibi unsurları; risk haritalarında ise etkilenebilecek nüfusu, ekonomik faaliyetleri ve çevresel değerleri değerlendiriyor. Örneğin Antalya Havzası çalışmasında tahliye haritaları da hazırlanmış. Bunlar işletmenin kendi sahasına soracağı soruları belirlemek için değerli kaynaklardır.

Haritayı tesis planıyla birlikte açtığımda yalnızca fabrikanın adresine bakmam. Çalışanların ulaşım yolu, dış depo, enerji beslemesi ve kritik tedarikçi nerede? Örneğin önerilen yedek depo da aynı köprüye bağımlıysa iki depo adresimiz vardır ama iki bağımsız teslimat seçeneğimiz olmayabilir. Havza haritasını parsel düzeyinde kesin bir mühendislik değerlendirmesi gibi yorumlamamak da gerekir.

Denetçi neye bakar?

Risk kaydından somut bir önlem seçerim. Örneğin kayıtta “kritik stok alternatif depoda tutulacak” yazıyorsa, depolar arası hareket kayıtlarından bir ürün seçip izlerim. Ürün gerçekten orada mı? Müşteri o depodan sevkiyatı kabul ediyor mu? Sipariş sistemi, ana tesis kullanılamadığında dış depodan çıkışa izin veriyor mu? Bunlar yanıtlanmadan stok listesindeki adres değişikliği bana yeterli güvence vermez.

Sonra karar yetkisini incelerim. Uyarıyı kim izliyor, tesis veya sevkiyatın durdurulmasına kim karar veriyor, o kişiye ulaşılamazsa yerine kim geçiyor? En yararlı kanıtlardan biri, masa başı tatbikatta verilen kararla o kararı vermek için gereken bilginin yan yana kaydedilmesidir. “Müşterileri bilgilendiririz” denmişse ilgili müşteri listesinin kesinti koşullarında kimde olduğunu sorarım. Bulguyu da işletmenin taahhüdü ve geçerli denetim ölçütü üzerinden değerlendiririm.

Danışman görüşü: önümüzdeki hafta yapılabilecek ilk çalışma nedir?

Satış, depo ve lojistik sorumlularını bir araya getirip gelecek haftanın gerçek siparişlerinden birini seçmelerini öneririm. Masaya tek bir koşul koyun: “Ana sevkiyat yolu 48 saat kullanılamıyor.” Bu bir tahmin değil, kararları sınamak için seçilmiş temsili bir süredir.

Her birim kendi kararını ve ihtiyaç duyduğu bilgiyi söylesin. Örneğin satışın en geç saat 14.00’te müşteriye haber vermesi gerekiyorsa, lojistiğin güzergâhı doğrulama saati buna göre belirlenmelidir. Alternatif yoksa bunu tatbikatta görmek de değerlidir; yönetim bir sonraki bütçede ikinci bir dağıtım noktası için para ayırıp ayırmayacağına karar verebilir.

Tatbikatın sonunda ben tek bir kayda bakarım: Hangi sipariş hakkında, en geç hangi saatte, kim karar verecek? Bu üç bilgi belli olduğunda işletme, taşkın riskini poliçenin ötesinde yönetmeye başlamıştır.